Software für das Flottenwartungsmanagement: So verwalten Sie Fahrzeuge mit EAM
Erfahren Sie, wie EAM Sie bei der Verwaltung von Fuhrparkwartung, Arbeitsaufträgen, Inspektionen, Kosten und Wartungshistorie unterstützt.
Was Sie in diesem Artikel lernen werden:
Verwalten Sie Fahrzeuge als Unternehmensvermögen mithilfe des EAM-Flottenmanagements
Erstellen Sie vorbeugende Wartungspläne für den Fuhrpark auf der Grundlage von Kilometerstand, Betriebsstunden, Zeit und Inspektionsergebnissen
Nutzen Sie die Auftragsverwaltung, um Reparaturen, Arbeitsaufwand, Ersatzteile und die Wartungshistorie von Fahrzeugen zu verfolgen
Optimieren Sie die Nachverfolgung der Flottenwartung mithilfe von Telematik- und Kilometerstandsdaten
Überwachen Sie die Wartungskosten nach Fahrzeug, Anlageklasse und Kostenstelle
Verwaltung von Inspektionen, Dokumentation und Nachverfolgung der Einhaltung von Wartungsvorschriften für den Fuhrpark
Verbinden Sie das Flottenmanagement mit den Systemen für Bestandsverwaltung, Einkauf, ERP und Berichterstellung
Die Verwaltung eines Fuhrparks und die Verwaltung von Schwermaschinen für den Öl- und Gasbetrieb basieren auf denselben Grundsätzen. In beiden Fällen müssen Fahrzeuge und mobile Maschinen als Unternehmensvermögen behandelt werden.
Wartungsinformationen sind jedoch häufig über Tabellenkalkulationen, Papier-Prüfformulare, Buchhaltungssysteme und separate Flottenmanagement-Tools verstreut. Dies erschwert es, die Wartungshistorie, anstehende Wartungsarbeiten, Reparaturkosten, gesetzliche Vorschriften und offene Arbeitsaufträge für die gesamte Flotte im Blick zu behalten.
Software für das Flottenwartungsmanagement hilft Unternehmen dabei, Fahrzeugdaten, Wartungshistorie, Inspektionen, Arbeitsaufträge und Kostendaten zu zentralisieren, sodass Teams Ausfallzeiten reduzieren und die Wartungskosten kontrollieren können. In Verbindung mit einem Enterprise-Asset-Management-System können Unternehmen jedes Fahrzeug über seinen gesamten Lebenszyklus hinweg verwalten und Wartungsmaßnahmen mit Informationen zu Ersatzteilen, Arbeitsaufwand, Einkauf und Finanzen verknüpfen.
In diesem Artikel erfahren Sie, welche technischen, praxisorientierten Schritte zur Implementierung eines EAM-Flottenmanagementsystems für Fahrzeugflotten erforderlich sind – mit Beispielen, Feldkonfigurationen und Arbeitsabläufen, die Sie direkt anwenden können.
Warum Flottenfahrzeuge als Unternehmensvermögen verwaltet werden sollten
Die Behandlung von Fahrzeugen als Unternehmensvermögen schafft eine zentrale Datenquelle für Konfiguration, Standort, Wartungshistorie, Garantien und Finanzdaten. Dies verbessert die Wartungsplanung, die Kostentransparenz, die Entscheidungsfindung und die Nachvollziehbarkeit.
Asset-Modell: Definieren Sie eine Asset-Klasse der obersten Ebene mit dem Namen „Flottenfahrzeug“ und Typen wie Lkw, Transporter, Pkw, Anhänger und Baumaschinen.
Beispiel für eine Anlagenhierarchie: Fuhrpark > Fahrzeug, identifiziert durch die Fahrgestellnummer (VIN) > Teilsystem wie Motor oder Getriebe > Wartbare Komponente.
Artikel wie Bremsbeläge, Filter und Flüssigkeiten werden in der Regel als Lagerbestand und nicht als einzelne Anlagen verwaltet. Ein Teilsystem oder eine Komponente sollte normalerweise nur dann einen eigenen Anlageneintrag erhalten, wenn das Unternehmen deren eigenständige Wartungshistorie, Seriennummer, Garantie, Kosten oder Ausfalldaten nachverfolgen muss.
Erforderliche Felder für Vermögenswerte: Fahrgestellnummer, Zulassungsnummer, Ablaufdatum der Zulassung, Kilometerstand, Betriebsstunden, Kaufdatum, Abschreibungsmethode, Standort, Verwahrer, Garantiebedingungen und Lebenszyklusstatus.
Konfigurationstipp: Verwenden Sie eine eindeutige Identifikationsnummer für das Anlagegut, beispielsweise eine Fahrgestellnummer (VIN) oder eine firmeneigene Anlagenummer. Beschränken Sie Änderungen an historischen Feldern wie dem Kaufdatum und den Anschaffungskosten, um die Datenintegrität zu gewährleisten.
So strukturieren Sie Anlagenbeziehungen und -konfigurationen in EAM
Legen Sie Über- und Unterordnungsbeziehungen an und ordnen Sie jeder Fahrzeugklasse eine konfigurierbare Stückliste (BOM) zu. Wartungsarbeiten, Teileverbrauch, Arbeitsaufwand und Kosten können dann auf den übergeordneten Fahrzeugdatensatz hochgerollt werden.
Befolgen Sie diese Schritte:
Erstellen Sie für jede Fahrzeugklasse Anlagenvorlagen mit voreingestellten vorbeugenden Wartungsmaßnahmen und Teilelisten.
Fügen Sie eine Stückliste für gängige Baugruppen wie Bremssätze und Filtersätze bei.
Verwenden Sie das Konfigurationsmanagement, um Änderungen wie Nachrüstungen oder Motorwechsel einschließlich ihrer Gültigkeitsdaten zu erfassen.
Wenden Sie Lebenszyklusstatus wie „aktiv“, „Standby“, „außer Betrieb“ und „ausgemustert“ an.
Verwenden Sie Geschäftsregeln, um die Einsatzplanung oder die Ausgaben für ausgemusterte und stillgelegte Fahrzeuge zu beschränken.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Asset-ID | Fahrzeug-Identifikationsnummer (VIN) oder Betriebsmittelkennzeichnung |
| Anlageklasse | Lkw, Transporter, Pkw, Anhänger oder Baumaschinen |
| Kilometerzähler | Aktueller oder zuletzt validierter Messwert |
| Betriebsstunden | Aktueller Messwert, sofern verfügbar |
| Standort | Standort, Einsatzgebiet oder zugewiesener Fahrer |
| Status | In Betrieb, im Standby-Modus, außer Betrieb oder stillgelegt |
| Ablauf der Garantie | Ende der Garantiezeit |
| Kostenstelle | Zuordnung zum Finanz- oder Hauptbuch |
So erstellen Sie vorbeugende Wartungspläne für Flottenfahrzeuge
Die vorbeugende Wartung stützt sich auf Kilometerstand, Betriebsstunden, festgelegte Zeitintervalle und Inspektionsergebnisse, um den Teams zu helfen, Wartungsarbeiten zum richtigen Zeitpunkt durchzuführen und die Kosten besser planbar zu gestalten.
Zu den gängigen Auslösern für PM gehören:
Kilometerabhängig, z. B. alle 7.500 Meilen
Auf der Grundlage der Betriebsstunden, z. B. alle 500 Stunden
Zeitabhängig, z. B. alle sechs Monate
Prüfungsbasiert, wenn ein fehlerhaftes Ergebnis Korrekturmaßnahmen erfordert
Zustandsabhängig, wenn ein Messwert oder ein Fehlercode einen definierten Schwellenwert überschreitet
Ein Wartungstermin kann mehr als einen Auslöser haben. Beispielsweise kann ein Ölwechsel alle 7.500 Meilen oder alle 180 Tage fällig sein, je nachdem, was zuerst eintritt.
Ein PM-Auftragsdatensatz kann die Auftrags-ID, die Auslösungsart, das Intervall, die erforderlichen Qualifikationen, die geschätzten Arbeitsstunden, die Stückliste, Sicherheitsmaßnahmen, die erforderlichen Werkzeuge und eine Checkliste zur Fertigstellung enthalten.
Schritte zur Erstellung eines Programms zur vorbeugenden Wartung des Fuhrparks:
Erfassen Sie alle funktionsfähigen Fahrzeugsysteme und ordnen Sie diese den entsprechenden Anlagenvorlagen zu.
Legen Sie Wartungsauslöser für Dienstleistungen wie Ölwechsel, Filterwechsel, Reifenrotation und Bremseninspektionen fest.
Weisen Sie den geschätzten Arbeitsaufwand und die üblicherweise benötigten Teile aus dem Teilekatalog zu.
Legen Sie die Priorität der Aufgaben, Zeitfenster und Toleranzen für Überfälligkeiten fest.
Aktivieren Sie die automatische Erstellung von Arbeitsaufträgen, sobald ein Auslöser erreicht wird.
Überprüfen Sie die Ergebnisse der vorbeugenden Wartung regelmäßig und passen Sie die Intervalle entsprechend den Betriebsbedingungen und der Ausfallhistorie an.
| PM-Zeitplan-Auslöser | Intervall | Typische Aufgaben | Geschätzter Arbeitsaufwand | Teile |
|---|---|---|---|---|
| Ölwechsel | 7.500 Meilen oder 180 Tage | Öl ablassen und nachfüllen, Filter austauschen, Inspektion durchführen | 1,5 Stunden | Öl und Filter |
| Bremsenprüfung | 15.000 Meilen | Bremsbelagverschleiß prüfen und Bremsscheiben vermessen | 2 Stunden | Pads, falls erforderlich |
| Getriebeservice | 60.000 Meilen | Flüssigkeit und Filter wechseln | 3 Stunden | Flüssigkeit und Filter |
So integrieren Sie PMs mit Telematik- und Kilometerstandsdaten
Um Auslöser für die vorbeugende Wartung zu automatisieren, werden die Kilometerstands- und Betriebsstundenzahlen aus den Telematiksystemen an das EAM übermittelt. Das System kann dann Arbeitsaufträge erstellen oder in die Warteschlange stellen, ohne vollständig auf manuelle Eingaben der Zählerstände angewiesen zu sein.
Zu den Integrationsschritten gehören:
Ordnen Sie jede Telematik-Anlagen-ID der entsprechenden EAM-Anlagen-ID zu.
Legen Sie die Aktualisierungshäufigkeit entsprechend den betrieblichen Anforderungen fest, beispielsweise stündlich oder täglich.
Übertragen Sie Felder wie Kilometerstand, Betriebsstunden, Standort und Fehlercodes.
Legen Sie Schwellenwertregeln fest, um Wartungsarbeiten in die Warteschlange zu stellen oder Ausnahmen zu kennzeichnen, beispielsweise einen Service, der um mehr als 500 Meilen überfällig ist.
Die Telematikdaten mit den manuellen Messwerten und den ausgefüllten Wartungsprotokollen abgleichen.
Fügen Sie Validierungsregeln hinzu, um doppelte Messwerte, unerwartete Rückgänge, das Zurücksetzen des Kilometerzählers oder fehlende Daten zu erkennen.
Wie das Auftragsmanagement die Nachverfolgung von Reparaturen und die Verantwortlichkeit der Techniker verbessert
Ein strukturierter Lebenszyklus von Arbeitsaufträgen stellt sicher, dass die erforderlichen Daten erfasst werden, leitet Genehmigungen weiter und erfasst den Arbeits- und Teileverbrauch für jede Reparatur. Jeder abgeschlossene Arbeitsauftrag wird zudem Teil der Wartungshistorie des Fahrzeugs, sodass die Teams über eine lückenlose Übersicht über Störungen, Reparaturen, Inspektionen und Kosten verfügen.
Der empfohlene Lebenszyklus eines Arbeitsauftrags umfasst:
Anfrage oder Benachrichtigung
Geplant
In Bearbeitung
Warten auf Ersatzteile
Abgeschlossen
Geschlossen oder validiert
Zu den zentralen Feldern eines Arbeitsauftrags können die Arbeitsauftrags-ID, das zugehörige Fahrzeug, der Auftraggeber, das Antragsdatum, der geplante Termin, die Priorität, die Problembeschreibung, der Fehlercode, der zugewiesene Techniker, der Lieferant, der Garantiestatus, der geschätzte Arbeitsaufwand, die Teileliste, der tatsächliche Arbeitsaufwand, Zeitstempel zum Status, Anhänge, die Kostenübersicht und Anmerkungen zum Abschluss gehören.
Ein praktischer Arbeitsablauf könnte Folgendes umfassen:
Automatische Erstellung: Wartungspläne, fehlgeschlagene Inspektionen oder Telematik-Meldungen lösen Arbeitsaufträge aus.
Triage: Ein Disponent legt die Priorität fest und weist einen Techniker mit den erforderlichen Qualifikationen zu.
Mobile Auftragsabwicklung: Techniker erfassen Arbeitszeiten, scannen Barcodes von Ersatzteilen, überprüfen die Wartungshistorie und nehmen Fotos mit einem mobilen Gerät auf.
Überprüfung: Ein Vorgesetzter überprüft die Angaben zum Fertigstellungsstand, die Kosten und die erforderlichen Prüfergebnisse.
Buchung: Genehmigte Kosten werden bei Bedarf an das ERP- oder Buchhaltungssystem übermittelt.
Zur Verbesserung der Rückverfolgbarkeit der Techniker und der Datenqualität:
Techniker müssen die Barcodes der Teile scannen und die Seriennummern der serialisierten Ersatzteile erfassen.
Erfassen Sie Start- und Endzeiten über die mobile App.
Abschlussnotizen, Fehlercodes und ausgefüllte Checklisten sind erforderlich.
Führen Sie vor dem Abschluss der entsprechenden Arbeitsaufträge eine Überprüfung nach der Reparatur durch.
Wie lassen sich Kostenüberwachung und Berichterstattung für Fuhrparkressourcen umsetzen?
Sobald die Wartungsarbeiten den einzelnen Fahrzeugen zugeordnet sind, können die Teams sich ein klareres Bild davon machen, welche Kosten die Flotte tatsächlich verursacht. Erfassen Sie die Kosten auf Transaktionsebene – einschließlich Ersatzteile, Arbeitsaufwand, externe Dienstleistungen und Ausfallzeiten – und ordnen Sie sie den entsprechenden Anlagen, Kostenstellen und Hauptbuchcodes zu. Dies führt zu zuverlässigeren Berichten über die Lebenszykluskosten und hilft den Teams, die Ausgaben zwischen einzelnen Fahrzeugen und Anlageklassen zu vergleichen.
Kraftstoffkosten, Abschreibungen und sonstige Betriebskosten können ebenfalls dem Fahrzeug zugeordnet werden, um die Analyse der Gesamtbetriebskosten zu unterstützen; sie sollten jedoch getrennt von den direkten Wartungskosten ausgewiesen werden.
Zu den Schritten zur Einführung einer Flottenkostenüberwachung gehören:
Definieren Sie Kostenkategorien wie Ersatzteile, interne Wartungsarbeiten, externe Reparaturen, Kraftstoff, Gemeinkosten und Abschreibungen.
Trennen Sie die direkten Instandhaltungskosten von den allgemeinen Betriebs- und Unterhaltskosten.
Ordnen Sie die Bestandsteile den Finanzkonten und den aktuellen Stückkosten zu.
Es ist vorgeschrieben, dass auf Arbeitsaufträgen die Arbeitszeit und der Materialverbrauch erfasst werden.
Ordnen Sie Bestellungen und Lieferantenrechnungen dem entsprechenden Fahrzeug und dem entsprechenden Arbeitsauftrag zu.
Buchen Sie die genehmigten Transaktionen unter Angabe der Fahrzeug-Anlagenreferenz in das ERP- oder Buchhaltungssystem.
Erstellen Sie Berichte zu den Wartungskosten pro Meile, den Gesamtbetriebskosten, den Lebenszykluskosten pro Fahrzeug und den Kosten nach Anlageklasse.
| Feld | Zweck |
|---|---|
| Auftragsnummer | Ausgaben einer Instandhaltungsmaßnahme zuordnen |
| Asset-ID | Ordnet die Kosten einem bestimmten Fahrzeug zu |
| Teilenummer | Erfasst Materialkosten und -mengen |
| Arbeitsstunden | Berechnet die internen Personalkosten |
| Bestellung externer Dienstleistungen | Erfassung ausgelagerter Reparaturen |
| Ausfallzeiten | Erfasst die Auswirkungen auf den Betrieb |
| Kostenstrategie | Unterscheidet zwischen Wartungs-, Betriebs- und Anschaffungskosten |
Beispiele für KPIs sind:
Wartungskosten pro Meile = Gesamtwartungskosten ÷ Gesamtfahrleistung in Meilen
PM-Erfüllungsquote = fristgerecht erledigte PM-Aufgaben ÷ geplante PM-Aufgaben
Durchschnittliche Reparaturzeit
Mittlere Zeit zwischen Ausfällen
Wartungskosten pro Fahrzeug
Wartungskosten nach Fahrzeugklasse
Prozentualer Anteil der von externen Dienstleistern erbrachten Leistungen
Wie werden Gemeinkosten und Abschreibungen in Flottenkostenmodellen zugeordnet?
Die direkten Wartungskosten machen nur einen Teil der Gesamtkosten für den Besitz und den Betrieb einer Flotte aus. Um ein umfassenderes Kostenmodell zu erstellen, verwenden Sie Zuordnungsregeln im EAM- oder ERP-System, um Gemeinkosten auf der Grundlage von Arbeitsstunden, Arbeitsauftragskosten, Fahrzeugklasse oder einer anderen genehmigten Methode zuzuordnen. Fahrzeugdatensätze können zudem mit den im Finanzsystem gepflegten Abschreibungsplänen verknüpft werden.
Erstellen Sie Verrechnungsformeln nach Kostenstelle oder Fahrzeugklasse.
Pflegen Sie das Startdatum und die Abschreibungsmethode in den Finanzstammdaten.
Halten Sie die Abschreibungen getrennt von den direkten Instandhaltungsausgaben.
Fügen Sie bei Bedarf Abschreibungen und Gemeinkosten in die Berichte zu den Gesamtbetriebskosten ein.
So gehen Sie bei Inspektionen und der Nachverfolgung der Einhaltung von Vorschriften vor
Inspektionen lassen sich einfacher verwalten, wenn Zeitpläne, Formulare, Ergebnisse und Folgearbeiten mit der Fahrzeugakte verknüpft sind. Konfigurieren Sie Inspektionsvorlagen, wiederkehrende Arbeitsabläufe, Benachrichtigungen und die Behandlung von Ausnahmen, um Teams dabei zu unterstützen, erforderliche Inspektionen durchzuführen und zu dokumentieren. Bei nicht bestandenen Inspektionspunkten können automatisch Korrekturaufträge erstellt werden, die mit der Wartungshistorie des Fahrzeugs verknüpft bleiben.
Ein Inspektionsablauf kann Folgendes umfassen:
Vorlagenerstellung: Legen Sie die Felder der Checkliste, zulässige Wertebereiche, Kriterien für „bestanden“ oder „nicht bestanden“, erforderliche Fotos und Unterschriften fest.
Terminplanung: Legen Sie wiederkehrende Inspektionen anhand von Zeit, Kilometerstand, Fahrzeugtyp oder betrieblichen Anforderungen fest.
Durchführung: Ein Techniker oder Fahrer führt die Inspektion auf einem mobilen Gerät durch.
Korrekturmaßnahme: Bei fehlerhaften Artikeln werden automatisch Korrekturaufträge erstellt oder empfohlen.
Überprüfung: Die Vorgesetzten überprüfen die Ergebnisse der Inspektionen und die anschließenden Maßnahmen.
Berichterstattung: Inspektionsprotokolle, Prüfpfade, Anhänge und Korrekturmaßnahmen stehen für interne Überprüfungen und behördliche Prüfungen weiterhin zur Verfügung.
Zu den Beispielfeldern für Inspektionen gehören die Inspektions-ID, die Fahrzeug-ID, der Prüfer, Datum und Uhrzeit, Punkte der Checkliste, Messwerte, Fotos, Unterschriften und die ID des Folgeauftrags.
Das EAM kann zudem Ablaufdaten und Erinnerungen für Zulassungen, Lizenzen, Genehmigungen, Garantien und erforderliche Zertifizierungen nachverfolgen. Die Vorschriften für Inspektionen und Aufbewahrung sollten entsprechend dem Fahrzeugtyp, dem Einsatzort und den geltenden Anforderungen konfiguriert werden.
Zu planende Integrationen und Berichte für das EAM-Flottenmanagement
Das EAM-Flottenmanagement erfordert unter Umständen die Anbindung an Telematik-, Tankkartensysteme, Ersatzteilbestände, den Einkauf, ERP-Systeme und Personalverwaltungssysteme. Diese Anbindungen reduzieren doppelte Dateneingaben und helfen den Teams dabei, sich einen umfassenderen Überblick über die Fahrzeugverfügbarkeit, die Wartungskosten und den Compliance-Status zu verschaffen.
Zu den empfohlenen Integrationen gehören:
Telematik und automatische Fahrzeugortungssysteme: Kilometerstände, Betriebsstunden, Standorte und Fehlercodes
Kraftstoffmanagement: Kraftstoffkosten, Verbrauch und Analyse der Kosten pro Meile
Teilebestand und Beschaffung: Lagerverfügbarkeit, Einkauf und Lieferzeiten der Lieferanten
ERP oder Buchhaltung: Finanzbuchungen, Bestellungen, Kostenstellen und Abschreibungen
Personalmanagement: Qualifikationen, Zertifizierungen, Dienstpläne und Schichten der Techniker
Zu den wichtigsten Berichten und Dashboards können gehören:
Verfügbarkeit und Auslastung der Fahrzeuge nach Standort
Einhaltung der PM-Vorgaben und überfällige Serviceleistungen
Auftragsbestand nach Priorität und Techniker
Instandhaltungsausgaben nach Fahrzeug, Klasse und Kostenstelle
Verbrauch von Bauteilen und Lagerumschlag
Reparaturhistorie nach Fahrzeug
Prüf- und Konformitätsstatus
Analyse des Fahrzeuglebenszyklus und der Wiederbeschaffungskosten
Wesentliche Verfahren zur Unternehmensführung und zur Datenqualität
Standardisierte Felder, Validierungsregeln und regelmäßige Datenprüfungen sind unerlässlich für die Pflege zuverlässiger Daten zu Fuhrparkbeständen und Wartungsmaßnahmen.
Zu den Verfahren der Daten-Governance gehören:
Pflichtfelder in Fahrzeug- und Arbeitsauftragsformularen
Eindeutige Fahrzeugkennungen und standardisierte Namenskonventionen
Überprüfung von Fahrgestellnummern, Kilometerständen, Datumsangaben und Lebenszyklusstatus
Regelmäßige Datenbereinigung zur Entfernung doppelter Datensätze und veralteter Standorte
Rollenbasierte Zugriffskontrollen und Genehmigungsschwellen
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FAQ
Was ist eine Software für das Flottenwartungsmanagement?
Eine Software für das Flottenwartungsmanagement ist ein System, das Fahrzeugbestandsdaten, vorbeugende Wartungspläne, Arbeitsaufträge, Wartungshistorie, Ersatzteilverbrauch, Inspektionen und Wartungskosten einer gesamten Flotte verwaltet. Es bündelt Wartungsinformationen und unterstützt Teams dabei, Arbeiten einheitlicher zu planen und zu dokumentieren.
Inwiefern unterstützt EAM die Nachverfolgung der Einhaltung von Wartungsvorschriften für den Fuhrpark?
EAM unterstützt die Nachverfolgung der Compliance durch die Planung von Inspektionen, die Speicherung ausgefüllter Formulare, die Aufbewahrung von Dokumenten, die Erfassung von Unterschriften, die Nachverfolgung von Ablaufdaten und die Erstellung von Korrekturaufträgen für beanstandete Posten. Diese Aufzeichnungen bieten eine nachvollziehbare Historie für interne Überprüfungen und Audits.
Wie können Sie die Arbeitsaufträge und die Wartungshistorie Ihrer Flotte nachverfolgen?
Jeder Arbeitsauftrag sollte mit einem eindeutigen Fahrzeugstammsatz verknüpft sein. Wenn die Techniker den Arbeitsauftrag abschließen, werden die Arbeitszeiten, Ersatzteile, Informationen zum Defekt, Fotos, Kosten und Abschlussnotizen Teil der Wartungshistorie des Fahrzeugs.
